Verwerkersovereenkomst

1. Onderwerp en duur

De verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke om de Voicetask-dienst te leveren. Deze overeenkomst loopt zolang de klant een account heeft.

2. Welke gegevens

• Betrokkenen: bezoekers van de website(s) van de klant die de widget gebruiken, en gebruikers van het dashboard van de klant.
• Gegevens: vragen en berichten van bezoekers, contactgegevens die zij zelf opgeven (naam, e-mailadres, telefoonnummer), technische gegevens (IP-adres, kortstondig, voor misbruikbeperking) en de gegevens in de kennisbank van de klant.
• Doel: vragen beantwoorden met de AI-assistent, berichten doorgeven als taak, taken categoriseren en de klant per e-mail op de hoogte houden.

De klant stuurt de verwerker geen bijzondere persoonsgegevens en richt de assistent niet daarop in.

3. Instructies

De verwerker verwerkt de gegevens alleen volgens de instructies van de klant, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de instellingen in het dashboard, tenzij een wettelijke plicht anders vereist. De verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.

4. Geheimhouding en beveiliging

Iedereen die bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
• hosting in de EU met strikte scheiding van gegevens per klant;
• inloggen zonder wachtwoorden (passkeys en eenmalige codes) en verplichte passkeys voor beheerders van Voicetask;
• minimale opslag: chatgesprekken worden niet bewaard, alleen doorgegeven berichten;
• automatisch opruimen van taken volgens de bewaartermijnen die de klant instelt.

5. Subverwerkers

De klant geeft toestemming voor de subverwerkers op de pagina subverwerkers. De verwerker legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Nieuwe subverwerkers kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan; de klant kan daartegen bezwaar maken door op te zeggen.

6. Doorgifte buiten de EU

Gegevens van bezoekers worden opgeslagen en verwerkt binnen de EU. Doorgifte buiten de EU gebeurt alleen met een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

7. Rechten van betrokkenen

De klant kan taken en contactgegevens zelf inzien, aanpassen en verwijderen in het dashboard. Waar nodig helpt de verwerker de klant bij verzoeken van betrokkenen. Krijgt de verwerker zo’n verzoek rechtstreeks, dan stuurt hij het door naar de klant.

8. Datalekken

De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, aan de klant. De melding bevat wat er bekend is over de aard, de gevolgen en de genomen maatregelen. De klant beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

9. Audit

De verwerker geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na redelijke aankondiging, op kosten van de klant.

10. Einde

Na beëindiging van het account verwijdert de verwerker de persoonsgegevens binnen 60 dagen, tenzij de wet bewaring vereist. De klant kan taken vóór het einde exporteren.

11. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van partijen geldt de regeling in de algemene voorwaarden.